因为前几天公司的项目，有内部选房活动，由我们的经理操盘，我全程辅导，所以就把辅导心得和举办选房类（传统摇号，非线上开盘）活动的注意要项写出来，和大家一起讨论。
写完后，发现虽然文章说的是房地产行业的选房操作，但里面的方法和流程同样适用于其他行业的大型活动。
核心思路
第一，作为操盘人，在召集人手开会前，自己就应该捋清楚选房的详细流程，并写下来。作为项目负责人，我们先要想清楚怎么搞以及轻重缓急，才能开始安排工作，不然整个统筹将没有章法可言，活动效果可想而知。所以我们自己先应该把各种流程、细节思考清楚，比如：通知、签到、摇号、中签、签约等，选房当天的全部流程。
第二，自己构思好流程后，如何同统筹工作？
主负责人统筹工作的主要步骤大致如下：
统一思想
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开始前期筹备
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动员大会
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检查筹备情况
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演练
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开展选房
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复盘
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后续工作安排
/关于统一思想
针对选房活动，你的骨干成员（销售经理、策划人员）怎么看的，对于选房的操作办法和执行细节，一起研究讨论。
这里，先听听你的团队的看法，然后再说出你的拟定的流程，然后综合大家的意见，确定好流程和执行细节。（关于流程和细节下文会说到）
/关于前期筹备
针对选房，我们需要提前准备的各类工作。包括各个环节的【工作人员清单】、各个环节用到的【物料工具清单】、【活动布场的平面图】、【布场的物料】、通知客户的【统一说辞】等。
这些东西都需要形成文字和表格，一定要事无巨细。
/关于动员大会
选房是大事，涉及上亿元的销售额，动辄上百个工作人员的调动和几百上千个客户的接待工作。
在动员大会时，必须把选房的重要性反复强调。除此之外，也要把时间、地点和各个岗位的人员分配及要求提前说明，让全体人员对此事有所准备，并重视选房工作。
/检查筹备情况
检查各个区域板块的筹备情况，涉及的物料、道具，以及细微流程的确定，例如：收款方式、中签显示、签约员培训、客户通知检查等。
为了保障万无一失和防止理解偏差，检查是要拿着之前的物料工具清单、和流程表逐项检查。
/关于演练
因为之前的流程和布场安排，都是较为理想状态下的计划，我们只有用模拟演练的方式来检验是否可行，如需要调整的，当场沟通调整。
通过演练往往能提前发现一些小问题，虽说是小问题，但如果不提前发现，等到活动当天才发现的话，定然让我们手忙脚乱。
/关于开始选房
前期准备工作充分，到选房当天基本没什么大问题，但是有几个地方我们需要特别注意的。比如所有工作人员按时到岗，这方面我们要重点强调，不然真的有些“猪队友”习惯性的迟到或拖拉；以及活动结束后的收场工作，避免活动已结算，各路人马一溜大吉，留下一两个老实人收场，这会让勤恳工作的同事心寒，也特别的影响团队互相协作的氛围。
/关于复盘
活动结束后，及时召开总结会议，把活动过程中可以改进的地方记录，下一次活动的时候，及时调整。除此之外，主要负责人还要做好矛盾协调工作，因为这类型的活动，工作人员间极容易有摩擦，这个时候我们需要做一些引导。
/关于后续活动的安排
选房后的数据统计、选房活动的结果汇报、以及优惠活动的折扣变化，都需要在前期商量好，活动一结束就干脆明了的公布，避免出现优惠折扣的空档期。
具体操作
/活动流程图
这里有几个关键点：
签到的时候务必询问和检查客户需要带的材料：VIP卡、现金、预约收据；避免客户选到房后，却因为没带这些材料而无法完成认购。
选房时间限定3~5分钟，通过选房区唱号员控制节奏，制造紧张气氛。
在认购环节设置了跟单员，销控人签单后，跟单员拿着房号确认单带客户前往财务处交款，尽可能不让客户拿到房号确认单据。因为容易出现，客户拿着房号单，犹豫不决，迟迟不交款。
在签约环节，设置了跟单员。跟单员及时跟进完成交款的客户，引导到指定的签约位置，完成签约。避免客户交了钱，未签协议就离场。
/人员安排表
人员安排分成两步走：
第一，明确每个区域需要什么类型的工作人员，关键岗位要有经验的，次要岗位要没经验的，我们要区分清楚。
第二，明确具体的人员名单。
各区域人员数量及工作职责安排表：
每个区域，我们把所需要的工作人员，分为：保安、工作人员、经验工作人员、置业顾问、财务。
工作人员是指没有经历过开盘这类活动的人员，安排在较为简单的岗位，例如：跟单员、签到、清洁等；经验工作人员表示有参与过开盘选房活动的员工，安排在较为关键的岗位。
具体工作人员名单：
前面的表是说，某个区域需要多少人，需要什么层次的人（有经验或无经验），这个表就根据要求，填上工作人员的名字。
/物料工具筹备
物料清单表：
除了这些还要准备好背景音乐，客户等候的时候，播放的背景音乐，要开心、有动感的。选房区播放的背景音乐，要急促的、亢奋的，才能充分的调动客户的情绪。
注意：做人员配置表和物料清单表的时候，按照流程顺序，每一个环节需要多少人，需要多少东西，一步一步的推导出来，就不会有遗漏了。
特别是在其他地方选房的（比如酒店），物料和工具必须拿齐，所以前期做清单的时候要一审再审，避免漏掉某样工具，到时候想补救非常的困难。
/活动布场图样板
布场图：
做这种活动必须画布场图，如果不会用电脑画，可以用手绘。如果是在售楼部做选房活动的，找到当初的装修图纸，即可直接作图。
只有图示，才能看出实际分布是否合理，也为了更好的和员工讲解工作安排和流程。
布场有几个要点：
按选房流程的顺序分布，形成不可逆行的客户动线。
销控情况不能让其他区域的客户看到，只能进入选房的客户才能看到销控。如果在外场等候的客户能看到销控情况，那么当他心仪的房号被选了之后，他可能就直接回家了；选了房在排队交钱的客户，如果能看到销控情况，有可能突然想要换个未售出去的房号，让其他区域的人看到销控情况，会增添不必要的麻烦。
如果条件允许，尽量让缓冲区的客户看到小区的鸟瞰图以及房号、面积分布示意图，以节省选房犹豫的时间。（上图搭的销控墙桁架就是双面的，在缓冲区这面放的是鸟瞰图和房号示意图，在里面的是房号销控喷绘）
思考区、选房销控区、收银区都不要给客户安排凳子。理由很简单，赶紧选、赶紧交钱，然后下一个，我们不能让客户坐下来慢慢考虑或商量。
客户是愿意排队的，如果他看不到他关心的内容时，他就不会往工作人员那里挤了，所以在签到、摇号、交款、签约的这些环节，用铁马架隔离1.5米以上，让客户伸长脖子也看不到他想知道的信息后，他就老老实实排队，就避免了拥挤。
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流程之外的关键点
/工作人员的精力管理
为了做好这项工作，每组工作人员的时间安排，你都需要给他们指导意见，避免一些时间观念不强的员工耽误事情。
例如：
面包、饮用水什么时候到位，什么时候要洽谈妥当。
临时聘请的保安什么时候去洽谈，最迟什么时候签约。
置业顾问逐个通知好几百组客户选房时间，要用一天，选房前一天再一轮通知，用一天。所以邀约客户返场的时候，尽量避开这两天，不然会耽误你打。
……
/效果保障的关键
我们必须明白，现场布置得再好，客户不来等于零，或者客户来了没带钱，那也没用；又或者客户来了被孩子闹，又回去了……
所以为了保证活动的效果，我知道的，至少要做好三件事：
第一，通知客户至少三次以上，而且有一次必须是活动前一天的+短信文字通知。
这个通知客户的任务不是交代给销售人员就算完成，我们得安排检查，逐个查看通话记录，不然有些“犯傻”的销售真的就是敷衍了事，为什么说叫做“犯傻”了，辛辛苦苦接待或拓来的客户，好不容易预约了，居然在开盘通知这个事情上偷懒，我认为就是犯傻。
同时，我们还应该准备统一的说辞和短信模板。
说辞（第一轮）：
说辞（第二轮）：
第一轮强调的是客户提前来售楼部找销售人员，做好选房前的各种对接工作；第二轮通知是再次告知时间，同时强调不要的老人小孩等等。
短信通知：
短信通知是担心有些客户在通知的时候听错时间，在短信里面再次强调现场会比较拥挤，不带小孩老人，吃饱了再来。
通知客户这块，直接影响成交额，所以在客户通知的方面，管理人员必须足够严谨和强势，在客户名单、通知次数、说辞上要处于绝对控制，不允许有任何含糊。
第二，交代销售人员，在选房前把客户的疑问都解决清楚，选房就只是选房，不是拿来解答客户疑问的，客户的所有顾虑必须在这之前解决。
第三，让销售人员反复的给客户灌输，开盘必须是最优惠的概念，并“恐吓”开盘不买，之后肯定涨价，让没预约的客户，抓紧办理预约；让已经预约的在开盘时不缺席，当每个人都这么说之后，就会形成一种势头，客户就紧张了。
/活动当天三个关键岗位说明
中签审核进场的把关人
摇号中签后，客户要进场，在这个环节会有各式各样的问题，比如：
1、客户忘记带VIP卡，但是有自己VIP卡的照片能证明；
2、收据遗失/忘记带的、或者拿别人的预约卡来帮别人选房的、
3、带其他人号称是自己“哥哥”一起进去选房的；
……
所以这个环节的把控人，必须是有经验，同时有一定决策权力，能当场拍板的人。
选房区控场人
选房区控场人至关重要，肩负四个关键任务；
播报客户认购的信息，营造现场热销的氛围
不停地灌输今日购房最惠信息，以及倒计时选房时间、督促置业顾问和客户尽快落定。
控制选房节奏，在最合适的时机放下一批客户进场（挤压上一批拖拉的客户）
随时调整销售人员的状态，根据实时销控，阶段性的组织销售人员的主推户型。
交款和签约区的控场人
交款和签约的控场，肩负三个关键任务：
已交到财务的房号，但客户未交钱的，这部分的房源及时拿给销控区释放。
客户交款后，要换房的，由该控场人在销控和财务间做“专线”协调，避免销控出错。
负责对财务和签约区的秩序做管控，对有异议的疑难客户，做解释工作。
来源：江树明个人分享基地（ID：jiangshumingFX），本文已获授权，对原作者表示感谢！
